E-Yaklaşım / Aralık 2023 / Sayı: 372
I- GİRİŞ
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda bir işletmeyi kısmen dahi olsa kendi adına işleten kişi olarak tanımlanan tacirlerin bu sıfatları dolayısıyla muhtelif yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu mükellefiyetlerden biri de anılan Kanun’da belirtilen ticari defterleri tutmaktır. Ancak tacirlerin ticari defterlerle ilgili tek sorumluluğu ticari defterlerin tutulmasından ibaret değildir. Bu defterlerin yasada belirtilen şekil ve sürede muhafaza edilmesi de bu yükümlülüğünün önemli bir parçasıdır.
II-TACİRLERİN DEFTER TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
A- YASAL VE TALİ DÜZENLEMELER
Tacirlerin defter tutma yükümlülükleri 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 ila 88. maddeleri arasında ele alınmış; tutulması zorunlu defterler 64. maddede belirtilmiştir. Diğer taraftan, “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış; anılan Tebliğ’de 2013, 2017 ve 2018 yıllarında kısmi değişiklikler yapılmıştır.
B- TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’e göre sermaye şirketi tacirlerce yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulu/müdürler kurulu karar defterinin; şahıs şirketlerince pay defteri ve yönetim kurulu/müdürler kurulu karar defteri haricindeki yukarıda belirtilen defterlerin tamamının; gerçek kişi tacirlerce ise yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defterinin tutulması gerekir (TTK Md.64/3, Tebliğ Md.5, 11/4).
C- CEZAİ SORUMLULUK
Tacirlerin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda düzenlenen ticari defterlerin tutulmasına yönelik yükümlülüğü ihlalleri fiile göre idari ve adli para cezasına bağlanmıştır (TTK Md.562).
III- TİCARİ DEFTERLERİN SAKLANMASINA YÖNELİK DÜZENLEMELER
A- SAKLAMA MÜKELLEFİYETİ, SAKLANMASI GEREKLİ DEFTER VE BELGELER
Yasal düzenlemeye göre, her tacir; ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, alınan ticari mektupları([1]), gönderilen ticari mektupların suretlerini, yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür (TTK Md.82/1. Tebliğ Md.12/1). Anlaşılacağı üzere defterlerin saklanmasına yönelik düzenlemeler defter tutma yükümlülüğünü düzenleyen 64. maddenin tamamlayıcı hükmü niteliğinde olup([2]) bu düzenlemelere göre, tacirin saklama yükümlülüğünü defter tutma yükümlülüğü belirlemekte; dolayısıyla, tacirler tutmakla mükellef oldukları ticari defterleri aynı zamanda saklamakla da yükümlü bulunmaktadır.
B- SAKLAMA SÜRESİ
Tacirlerin tutmakla yükümlü oldukları defterler ile bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri saklama yükümlülüğü sınırsız değildir. Buna göre saklanması zorunlu defter ve belgeler ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişinden başlamak üzere 10 yıl süre saklanmalıdır (TTK Md.82/5-6).
C- SAKLAMA ŞEKLİ VE SAKLAMA YERİ
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, ticari defterler, envanterler, yıllık faaliyet raporları, yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgeleri, alınan ticari mektuplar, gönderilen ticari mektupların suretleri ile ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler. Ancak, dokümanların bu şekilde saklanabilmesi için söz konusu verilerin okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmesi ve saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebiliyor olması şarttır. Bununla birlikte kayıtların elektronik ortama alınması halinde bilgilerin; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanması mümkündür (TTK Md.82/3). Düzenlemenin gerekçesinde de belirtildiği üzere mikrofilm, disket, CD gibi görüntü ve veri taşıyıcılarda özellikle elektronik ortamda saklanan kayıtların dayanağını oluşturan ve kanıtlayan muhasebe belgelerinin ibrazı gerektiğinde bunların okunabilirliğini sağlamak, ibraz edene aittir.
Tebliğ’e göre de Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir (Tebliğ Md.12/2).
Yasa’da ticari defterler ile belgelerin saklama yeri ile ilgili bir düzenlemeye yer verilmemiş; bu husus defter ve belgeleri saklamakla yükümlü olan tacirin takdirine bırakılmıştır. Bu kapsamda tacirin, defter ve belgeleri saklama yükümlülüğünü yerine getirirken de basiretli bir iş adamı gibi davranarak defter ve belgeleri zarar görmeyecek ve kaybolmayacak şekilde saklaması gerekmektedir([3]).
