E-Yaklaşım / Ağustos 2024 / Sayı: 380
I- GİRİŞ
İşçi özlük dosyası, çalışma hayatı açısından başvurulması gereken temel ve önemli bir referans kaynağıdır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun, 75. maddesinde öngörülen işçi özlük dosyası düzenlenmesi hükümlerine aykırılık halinde aynı Kanun’un 104. maddesinde işçi özlük dosyasının düzenlenmemesinin idari yaptırıma bağlanmış olması nedeniyle; uygulamada işçi özlük dosyasında saklanması gereken belge ve kayıtlardan birinin yer almamasının işçi özlük dosyası düzenleme zorunluluğuna aykırılık halini içerip içermediği, işverenlikçe işçinin isminin dışında herhangi bir kayıt ve belgenin yer almadığı boş bir dosyayı ibraz eden işverenin, işçi özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünü yerine getirip getirmediği hususlarında uygulamada tereddütler yaşanmaktadır. Makalenin konusu uygulamada yaşanan sorunlara yönelik işçi özlük dosyasının niteliği hakkında bilgi vermektir.
II- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu gereği özel nitelikli kişisel bilgiler ilgili kişi veya işçinin açık rızasına bağlı olarak işlenebilir. Kanunu’nun, 3. maddesi gereği açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza olarak ifade edilmektedir. Aynı Kanunu’nun, 6. maddesi gereği özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak; sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin/işçinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aynı şekilde 6698 sayılı Kanun’un, 5. maddesi gereği ilgili Kanunlarda açıkca öngörülmesi halinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkün olduğu öngörülmüştür. İşyerlerinde yapılacak bir teftiş sırasında işçilerle ilgili bilgileri içeren özlük dosyalarının teftişi yapacak kamu görevlilerine veya özel yetkilendirilmiş iç/dış denetimleri yapacak personellere aktarılması, işçinin vergi veya sigorta prim bilgilerin ilgili resmi kurumlarla paylaşılması istisnai hallere verilebilecek örneklerdir. İlgili kişiler/işçiler kendisiyle ilgili verilerin işlenip işlenmediğini, verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilgi olarak talep edebilir, verilerinin düzeltilmesini, silinmesini isteyebilir. İşçilere en geç otuz gün içinde cevap verilmemesi veya işçilerin taleplerinin reddedildiğini öğrendiğinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilir. İlgili kanundan dolayı ortaya çıkacak suç ve kabahatler neticesinde ayrıca ilgili kişi veya çalışanın tazminat hakları da saklıdır. 6698 sayılı Kanun’un, 2. maddesinde kapsam net bir şekilde belirtilmiş istisna getirilmemiştir. Söz konusu maddede “Bu Kanun hükümleri, kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanır” denilmektedir. Bu geniş tanımdan gerek Kamuda çalışan personelin özlük bilgileri gerekse iş sözleşmesi ile bir gerçek ya da tüzel kişilikte çalışan personelin medeni durum, dini inanç, sağlık durumu gibi vb. kaydedilen birçok bilgileri bu Kanun kapsamında değerlendirilecektir. Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi kişisel veri olarak tanımlanmış; kişinin kıdemi, yaşı, boyu, saç rengi veya tercihleri ile kişiyi belirlemek mümkün ise bu da kişisel veri olarak kabul edilmiştir. Ancak anonim olan, bir kişiye işaret etmeyen bilgiler kişisel veri olarak tanımlanmamıştır. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Kişisel verilere ilişkin suçlar bakımından 26.09.2004 tarih ve 25611 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun, 135 ila 140. madde hükümleri uygulanır.
